Kies je als werkgever een (nieuwe) arbodienst, dan moet er altijd data uitgewisseld worden. Slim koppelen van je systemen is dan het onderzoeken waard. Zeker voor organisaties waar elke dag mutaties zijn. Je wilt niet alle data telkens handmatig moeten doorgeven.
Goed nieuws! Het koppelen van HR-systemen met verzuimsoftware was nog nooit zo eenvoudig. Toch ligt onderschatting op de loer: zonder een goede inventarisatie blijkt koppelen al gauw allesbehalve eenvoudig. Een goede voorbereiding is hier méér dan het halve werk.
Als newdays hebben we jarenlange ervaring in het goed voorbereiden en opzetten van diverse koppelingen, dus helpen we je graag op weg. In dit artikel zetten we daarom de stappen uiteen die wij volgen in de voorbereiding.
Dat begint altijd met een intake. De basis daarvan, delen we hier. En we kunnen vast verklappen: heel veel zaken in dit artikel klinken logisch, maar maken echt een groot verschil op allerlei vlakken.
Want nadenken over datavelden en betrokkenen lijkt vanzelfsprekend. Maar er is veel meer. Waar begin je?
Organisatiegegevens en boomstructuur
Over de basis gesproken, je moet in voorbereiding ook écht bij de basis beginnen. Om hoeveel medewerkers gaat het bijvoorbeeld? Want gegevens van 20 of van 2.000 medewerkers is nogal een verschil. Ook het aantal afdelingen is belangrijk. Dat klinkt misschien onverwacht, maar kan een behoorlijke impact hebben.
Vaak is de verhouding 1 op 10: elke 10 medewerkers kent 1 leidinggevende. Hoe is die verhouding in jouw organisatie? Is die verhouding 1 op 5, dan krijg je een boomstructuur die twee keer zo diep is. Een koppeling moet dat wel aankunnen, om bijvoorbeeld alle leidinggevenden te informeren over ziekteverzuim.
Verzamel stakeholders en definieer een tijdlijn
Vervolgens is het verstandig de ‘namen en rugnummers’ op te schrijven van de stakeholders in je project. Wie heeft er baat bij deze koppeling en wie is er eindverantwoordelijk? Denk ook aan rollen als functioneel beheerder, testers, projectleiders vanuit de arbodienst, integratiespecialisten, maar ook technische ondersteuning vanuit het bronsysteem moet je vanaf het eerste moment kunnen betrekken.
Spreek met hen een tijdlijn af zodat het duidelijk is waar naartoe gewerkt wordt. Doorgaans is een koppeling live en functioneel binnen twee maanden. Dat zit hem niet in het technische aspect van het koppelplatform, dat is binnen 10 minuten geregeld. Het echte werk zit in de voorbereiding, het testen en het controleren van de data.
Onderschat dat niet.
Visualiseer ter voorbereiding de koppeling
Maar stop. Nu we de basisgegevens van de organisatie hebben en de stakeholders bekend zijn: probeer de daadwerkelijke datastroom eens te tekenen. Zo maak je het proces en de koppeling visueel en snap je veel beter hoe de data zal gaan lopen. Maar ook welke data en welke datavelden er mee moeten komen.
Denk daarbij ook aan de handelingen of gebeurtenissen die bij elke stap komen kijken. Wanneer en waar worden er notificaties verstuurd? Wordt er ergens anders data opgehaald en meegezonden?
Om je op weg te helpen hebben we een voorbeeld waarmee je een start kunt maken:
Baken de scope af
Heb je eenmaal de koppeling in kaart, dan is de scope belangrijk. Denk bijvoorbeeld aan het migreren van bestaande gegevens. Is er ergens data bewaard dat moet worden meegenomen? Klinkt logisch: natuurlijk wil je dat meenemen. Maar zo makkelijk is dat niet. Je moet heel zorgvuldig omgaan met exports van gevoelige data. Is het echt nodig?
Ook belangrijk: hoe werken de systemen met elkaar samen? Stel, er is een verzuimmelding: waar wordt die melding gedaan en door wie? Heel vaak is dat door de werknemer zelf in het HR-systeem, maar er zijn organisaties waar dit in het verzuimsysteem van de arbodienst moet gebeuren.
En als er dan eenmaal verzuim plaatsvindt, zijn er soms gevolgen voor de payroll: bij langdurig verzuim moet er wellicht iets gebeuren in de salarisadministratie. Ook dat wil je niet handmatig moeten bijhouden en corrigeren.
Bedenk ook of documenten en rapportages onderdeel van de koppeling? Wil je een Single Sign-on (SSO) realiseren? En is er een testomgeving waarop er getest kan worden? Die is ontzettend belangrijk en eigenlijk noodzakelijk: je wilt het risico vermijden data te verliezen of ongewenst te muteren.
Vragen om de koppeling gedetailleerd in kaart te brengen
Is dat allemaal eenmaal helder, dan hebben we als newdays een vaste lijst met vragen die we doornemen. Denk aan of een medewerker meerdere dienstverbanden kan hebben per juridische entiteit, of dat privégegevens van de medewerker zoals telefoonnummer, e-mailadres en huisadres up-to-date zijn. En nog veel meer.
Het is een behoorlijke lijst, maar we hebben een paar belangrijke vragen uitgelicht om je op weg te helpen:
Voorbeelden:
- Welke dienstverbanden vallen onder de dienstverlening en moeten worden opgenomen in de koppeling? Denk aan:
- Medewerkers
- Stagiaires
- Vrijwilligers
- 0-uren/oproepkrachten
- Zijn er expats of medewerkers die in het buitenland wonen, maar die leidinggevende zijn van een persoon wonend in Nederland?
- Zo ja, hoe gaan we om met registratie in het personeelsbestand? Er is geen BSN
- Staan ze er niet in, hoe gaan we dan om met de communicatie en autorisatie om verzuim te behandelen?
- Wat is de hersteldag: de laatste verzuimdag (t/m) of de eerste dag werkhervatting (tot)?
- Welke typen dossiers worden er uitgewisseld?
- Preventief (niet vereist, wel handig om te voorkomen dat iemand verzuimt)
- Zwangerschap (is formeel geen verzuim)
- Pleegzorg (is formeel geen verzuim)
- Verzuim (ook vangnet: ziek t.g.v. zwangerschap, bedrijfsongeval, door derden)
- Moeten alle afdelingen binnen de juridische entiteiten worden gekoppeld, of moeten er afdelingen worden uitgesloten van de koppeling?
- Komt de hiërarchie in het HR-pakket overeen met de gewenste communicatie & autorisatiestructuur voor verzuim?
- Zijn er meerdere leidinggevenden gekoppeld aan een afdeling?
- Is het gewenst om een vervangend leidinggevende te koppelen aan een afdeling?
Zelf aan de slag?
Heb je vragen over newdays connect, onze werkwijze, of de mogelijkheden om ook gekoppeld te worden? Neem contact met ons op.
