Data moet stromen. Ook binnen HR. Toch zit daar nog altijd flink veel handwerk in. Het is hartstikke fijn dat je als organisatie groeit en nieuwe medewerkers aanneemt. Maar bij elke medewerker hoort altijd een uitgebreid dossier met documentatie, specifieke gegevens over indiensttreding, salaris, werktijden, rechten tot softwaresystemen, telefoon van de zaak en andere persoonsgegevens .
Daar komt een behoorlijke zorgvuldigheid bij kijken. Zorgvuldigheid die in veel gevallen helaas nog niet geautomatiseerd is. En zodra er vervolgens verzuim intreedt, is zorgvuldigheid extra belangrijk. Dan komen er namelijk ook gevoelige gegevens bij kijken.
Handmatig werk voelt vertrouwd, maar is niet zonder risico’s
Veel arbodiensten behandelen deze gegevens vaak nog handmatig. Secuur werk waarin vaak twee, drie keer gecontroleerd wordt of alles klopt. Het werkt, en verandering is nou eenmaal ingrijpend. Er ligt namelijk genoeg ander werk op de plank. Dat even aan de kant schuiven voor een automatisering zit er niet zomaar in.
Vanuit de werkgever is er vaak meer bekend over automatiseringen. Een HR-pakket is bijvoorbeeld al gekoppeld met diverse systemen, en in beheer van een functioneel beheerder om diverse gegevens rondom personeel en afdelingen te automatiseren.
En daar ligt juist de toegang tot de beste mogelijkheden tot meer efficiëntie en het voorkomen van fouten.
Stap uit je comfortzone en automatiseer
Intern systemen koppelen is namelijk al vaak gemeengoed, maar een externe koppeling leggen voelt vaak nog wat spannend aan. Met newdays connect heb je een self-service koppelplatform in handen waarmee je eenvoudig een koppeling legt tussen je eigen ERP of HRM systeem en het verzuimpakket van je ARBO-dienst.
Als systeembeheerder kun je hier zelf mee aan de slag en sla je een enorme efficiencyslag voor je organisatie. Hoewel newdays de complete techniek van koppelingen uit handen neemt, blijft het mogelijk voor eigen IT’ers om inzicht te hebben in het proces van gegevensverwerking. Zo biedt newdays inzicht, overzicht en een standaard werkwijze volgens SIVI. En gaat er dan toch een keer wat mis, dan zorgen heldere meldingen ervoor dat IT deze zelf gelijk oppakken.
En dat allemaal leidt tot helder inzicht, een goede datastructuur & automatisering: allemaal processen waarmee arbodiensten en HR-professionals altijd kijken naar dezelfde waarheid, goed gestructureerd en up-to-date .
Zo is er meer tijd voor een goed gesprek, zonder dat er tijd verloren gaat aan onnodige administratie om de informatie op het scherm telkens weer handmatig te moeten verifiëren . Een arboarts kan bijvoorbeeld direct aan de slag met de juiste gegevens, als de arbodienst die tenminste altijd tot haar beschikking heeft.
Denk ook aan je medewerkers
Sluit ook niet het perspectief van de werknemer zélf uit. Het is ontzettend frustrerend als je als medewerker merkt dat in diverse systemen je gegevens niet bijgewerkt zijn, verkeerd staan of ontbreken. Dat je daar telkens correcties voor moet doorgeven of zelf achter moet komen, is onnodig en tijdrovend.
Als dat soort zaken netjes op orde zijn, verhoogd dat ook je vertrouwen in de werkgever wat betreft veilig omgaan met je persoonlijke gegevens.
Meer weten over het koppelen en automatiseren van gegevens?
Met newdays connect koppel je veilig, snel en eenvoudig HR-systemen aan jouw verzuimsoftware. Benieuwd hoe newdays werkt? Probeer het direct gratis uit of neem contact met ons op.
