Arbodiensten en HR-professionals weten als geen ander: goede data is een absolute vereiste om diensten goed en zorgvuldig uit te voeren. Zeker voor grote organisaties is dat een enorme uitdaging. Er is vaak weinig tijd voor een goed gesprek, omdat er veel energie verloren gaat aan controles, validaties of het alsnog handmatig invoeren van data van systeem A en systeem B. Hoe komt dat toch?
Het ontstaan van de overvolle support desk
Koppelingen tussen verzuimsystemen en ERP-software maken het leven makkelijker. Toch gaat er vaak veel mis: beide hanteren andere data standaarden of verwerken deze op een andere manier.
En zodra het misgaat, kijkt HR of de bedrijfsarts naar onjuiste data waardoor zij hun werk niet goed kunnen uitvoeren. Er worden tickets ingestuurd naar IT-support, die vervolgens overloopt door niet goed functionerende koppelingen. Dat kost veel tijd die ze eigenlijk liever aan écht IT werk spenderen. Erger nog: vaak is er geen idee waar de problemen exact vandaan komen, laat staan hoe ze op te lossen. Is de mutatie in het ene systeem überhaupt verwerkt in het andere?
Het corrigeren van deze conflicten blijft mensenwerk – er zal altijd even iemand moeten controleren waarom ergens een datawijziging of verzoek niet verwerkt kan worden.
Met newdays connect hebben we niet alleen het bouwen van zulke koppelingen eenvoudiger gemaakt, ook is er een proces van meer dan twintig stappen waarmee veel voorkomende problemen worden voorkomen. Óf eenvoudiger zijn op te lossen. Allemaal gebaseerd op tientallen jaren praktijkervaring. We bespreken drie belangrijke processen.
De oplossing begint met inzicht
Het eerste waar het vaak aan ontbreekt: inzicht in de verwerking van data tussen het ERP-systeem en het verzuimpakket. Bij veel bestaande koppelingen is er geen mogelijkheid om de exacte datastroom in kaart te brengen. Zodra er iets misgaat, moet je namelijk kunnen uitzoeken waar en wanneer het is misgegaan, en hoe je het kunt oplossen. Want het koppelen van systemen en data uitwisselen is geen eenvoudige aangelegenheid.
Neem bijvoorbeeld een datumveld: niet alleen per systeem kan een datum anders worden genoteerd, ook per regio of land verschilt dit. Schrijf je 1 juli 2021, 01/07/2021 of 07/01/21? En als deze wordt ingevoerd in het bronsysteem, zit daar dan ook validatie op?
Met newdays heb je altijd inzicht in de volledige datastroom. Iedere stap is desgewenst te herleiden. Zo weet je ook wat je kunt doen om het op te lossen, en waar. Foutmeldingen zijn duidelijk omschreven. Daarnaast verstuurt newdays elke nacht een notificatie met daarin een overzicht van alle foutmeldingen, inclusief uitleg over waarom het misging. Zo weet je exact wat er aan de hand is en zie je zelf hoe je het kunt oplossen.
Het koppelplatform van newdays zal bij problemen automatisch de data nogmaals proberen te versturen. Dat scheelt al een handeling, maar aan volgordelijkheid is ook gedacht: als er meerdere gerelateerde mutaties achter elkaar plaatsvinden, terwijl de eerste mislukt, dan stoppen de mutaties die daaraan gerelateerd zijn. Zo stapelen de problemen zich niet op en gaat er geen onnodige data heen en weer tussen de systemen.
De uniforme verzuimstandaard van SIVI
Een goede datastructuur is essentieel bij het koppelen tussen softwaresystemen. Vaak ligt daar wel de oorzaak van de foutmelding: er is een mismatch in de opbouw van de data. Bij newdays hanteren we de uniforme verzuimstandaard SIVI 2021 voor de dataverwerking. Helaas gebruikt nog niet iedere partij SIVI als basis voor verzuimgegevens.
Om dat te vereenvoudigen is het koppelplatform van newdays connect zo ingericht, dat data eerst wordt getransformeerd naar SIVI, alvorens het verstuurd wordt naar gekoppelde verzuimsystemen. Dit zorgt voor minder complicaties bij het koppelen en lost problemen op bij de bron.
Slimme automatische verwerking van mutaties per dataveld
Bij newdays connect is dus veel meer inzicht in wat er mis is gegaan tijdens het verwerken van mutaties. Dagelijkse overzichten met notificaties houden je op de hoogte, inclusief heldere uitleg.
Met newdays proberen we daarnaast zo min mogelijk mutaties door te sturen. Een compactere dataset die gesynchroniseerd wordt, kost minder tijd. Niet de gehele dataset wordt telkens helemaal nagelopen en verstuurd, enkel de laatste wijzigingen.
Newdays hanteert daarbij ook het concept van ‘de laatste waarheid’. Soms worden er gedurende de dag meerdere mutaties doorgevoerd op eenzelfde dataveld. Wellicht ook door verschillende collega’s. De gewenste verwerking daarvan verschilt echter per dataveld.
We hebben daarom ook nagedacht over hoe elk veld om moet gaan met meerdere mutaties. Is de historie belangrijk omdat het over een status van verzuim gaat? Of is enkel de meest recente wijziging interessant, bijvoorbeeld de datum van indiensttreding?
Ondanks automatisering, blijf je met newdays in control
Hoewel newdays de complete techniek van koppelingen uit handen neemt, blijft het mogelijk voor eigen IT’ers om inzicht te hebben in het proces van gegevensverwerking. Zo biedt newdays inzicht, overzicht en een standaard werkwijze volgens SIVI. Dankzij heldere meldingen over conflicten kan IT deze zelf gelijk oppakken. Ze worden niet pas later door HR ontdekt en als support ticket ingestuurd.
Helder inzicht, een goede datastructuur, automatisering & notificaties: allemaal processen waarmee arbodiensten en HR-professionals altijd kijken naar dezelfde waarheid, goed gestructureerd en up-to-date. Zo is er meer tijd voor een goed gesprek, zonder dat er tijd verloren gaat aan onnodige administratie om de informatie op het scherm telkens weer te moeten verifiëren.
Meer weten? Probeer gratis
Met newdays connect koppel je veilig, snel en eenvoudig HR-systemen aan jouw verzuimsoftware. Benieuwd hoe newdays werkt? Probeer het direct gratis uit of neem contact met ons op.
