Onderdeel van je data-uitwisseling tussen je HR-systeem en de verzuimsoftware is de boomstructuur. Tijdens de inrichting van een koppeling is het extra belangrijk daar aandacht aan te besteden. Die structuur is namelijk leidend in onder andere het verzenden van verzuimberichten. Zodra er een verzuimmelding binnenkomt van een medewerker, moet er ergens duidelijk zijn wie er binnen de organisatie daarover geïnformeerd moet worden, zoals een leidinggevende. Binnen een organisatie is daarvoor doorgaans een operationele boomstructuur bekend, een hiërarchie.
De verschillen
Wat we vaak zien gebeuren tijdens de voorbereiding van een koppeling, is dat men een boomstructuur wil overnemen vanuit financiële systemen. In die structuur is er een hiërarchie gebaseerd op kostenplaatsen. Uit die kostenposten zouden dan vervolgens de afdelingen moeten blijken voor de verzuimdossiers.
Vanuit boekhoudkundig oogpunt is dat in eerste instantie ook heel logisch. Zo zul je bijvoorbeeld zien dat iedereen binnen de afdeling marketing werkt vanuit dezelfde kostenplaats. Het klantcontactcentrum weer vanuit een andere. Binnen de marketingafdeling heb je echt wel nog steeds een of meerdere teams met ieder een leidinggevende. Datzelfde geldt voor het klantcontactcentrum. De gebruikte afdelingscode is voor deze werknemers echter allemaal hetzelfde.
Of denk aan een organisatie met allerlei winkels door het hele land, waarbij iedere winkel een unieke kostenplaats heeft. Zo plat is de operationele organisatiestructuur in de praktijk natuurlijk niet, met magazijnmedewerkers, kassamedewerkers, vulploegen en diverse leidinggevende voor deze teams die werken op één locatie.
De noodzaak van een juiste hiërarchie
Je ziet, die financiële boomstructuur is duidelijk wat anders dan de operationele boomstructuur. Wat daar namelijk in ontbreekt is die daadwerkelijke hiërarchie binnen die kostenplaatsen. Wie rapporteert aan wie, en zou dus geïnformeerd moeten worden bij verzuim?
Qua kostenplaats horen medewerkers misschien wel tot dezelfde ‘afdeling’, maar als je die aanhoudt bij verzuimmeldingen gaat het mis. Iedereen binnen dezelfde kostenplaats heeft dan dezelfde afdelingscode. Terwijl er binnen die afdelingen juist nog een rapportagelaag nodig is.
Nu is het aanpassen van je financiële structuur (en de basis van je boekhouding) geen oplossing. Maar die mixen met, of aanhouden als operationele boomstructuur is ook niet de juiste methode.
Maak de operationele boomstructuur aan in het verzuimsysteem
Met newdays hebben we daar wat op gevonden. We werden namelijk tijdens de implementatie van grote organisaties met precies deze problematiek uitgedaagd. Afdelingen waren zo ingericht dat het allemaal eigen kostenplaatsen betroffen, zonder verdere hiërarchie. Dankzij de financiële boomstructuur leek het een volledig platte organisatie. Daardoor konden we niet weten wie aan elkaar rapporteerden. Managers, medewerkers, het was binnen de kostenplaatsen allemaal hetzelfde.
Uiteindelijk hebben we de operationele boomstructuur aangemaakt in de verzuimsoftware. Per afdeling is er zo een structuur gemaakt met medewerker-ID’s. Daarmee blijft de data vanuit het bronsysteem hetzelfde en nemen we simpelweg geen afdelingscodes meer over. Een medewerker-ID is dan voldoende om zijn of haar dossier in het verzuimsysteem op de juiste plek in de boomstructuur te plaatsen, volgens de juiste hiërarchie.
Eenvoudig bijwerken van de boomstructuur bij nieuwe medewerkers
Zodra er een nieuwe medewerker wordt aangemaakt, moet dit enkel in de boomstructuur van de verzuimsoftware worden bijgewerkt. Vanwege de selfservice principes van newdays connect kan de IT-afdeling van je organisatie dit tijdens de onboarding van de medewerker zelf doorvoeren.
Probeer het zelf
Wil jij ook een goed gestructureerde koppeling tussen jouw HR systeem en verzuimpakket? Neem dan contact op.
Direct gratis uitproberen kan natuurlijk ook. Vul daarvoor het formulier in op onze aanmeldpagina.
