Als werkgever heb je een hele bulk aan data die je met allerlei instanties wil synchroniseren. Data uit je ERP of HR-systeem moet niet alleen naar je arbodienst, maar ook richting software voor loonadministratie, misschien een fitnessprogramma dat je aanbiedt aan je medewerkers, je regelt pensioenen, verzekeringen. Allemaal gevoelige gegevens. Dat moet zorgvuldig gebeuren. Als daar iets in misgaat zijn de gevolgen en risico’s groot.
Wat je wilt voorkomen is dat je voor iedere instantie data moet kopiëren, handmatig moet overnemen, exporteren, importeren, en dat telkens opnieuw. Dat zorgt voor onvolledigheid, fouten, maar ook een gebrek aan overzicht. Waar heb je de laatste versie van die gegevens staan en is alles overal up-to-date?
Koppelingen bieden gelukkig een oplossing. Althans, een oplossing voor het handmatig werk van gegevens delen en bijwerken. Je hebt al gauw meerdere systemen die zo met allerlei losse, vaak maatwerkkoppelingen up-to-date kunnen blijven. Dat is niet zomaar even geregeld.
Een alternatief is een koppelplatform: een centrale plek voor al je data die vervolgens van daaruit naar de diverse systemen verzonden en bijgewerkt wordt. newdays connect is een voorbeeld van zo’n koppelplatform: speciaal ontworpen voor arbodiensten en HR-afdelingen, waar privacy, security en foutgevoeligheid essentieel zijn.
Maar wat zijn de verschillen tussen één of meerdere maatwerkkoppelingen en een centraal koppelplatform? Daar duiken we in dit artikel in.
1. Een koppelplatfom geeft je meer inzicht
Een voordeel van een koppelplatform begint bij inzicht en controle. Je hebt één plek waar al je systemen bij elkaar komen. Je ziet bijna letterlijk de data van het ene naar het andere systeem gaan (en andersom). Je hoeft niet per softwarepakket te controleren of alles goed gaat.
Daarnaast heeft een koppelplatform logica en techniek waarmee verschillende soorten bestandsformaten samen kunnen komen. Die worden vervolgens verwerkt, bewerkt en weer naar een ander pakket gestuurd. De logica van zo’n platform, als je het eenmaal al gebruikt, kan zo snel en eenvoudig worden ingezet bij andere software integraties die je later wilt inzetten.
2. Een intuïtief koppelplatform is gebouwd voor de eindgebruiker
Je ziet dat steeds meer ERP-systemen ook een koppelplatform of hubs aanbieden voor het opzetten van koppelingen. Nadeel van veel van deze hubs is dat deze gebouwd zijn voor mensen met veel technische kennis. Dat maakt het lastig om als functioneel beheerder of eindgebruiker, deze goed in te richten en voor je organisatie te gebruiken. Je hebt daardoor geen grip, controle en inzicht wanneer er iets aan de hand is. Waar ga je zoeken wanneer een collega niet is opgevoerd in Microsoft 365 terwijl dat wel had gemoeten vanuit de koppeling?
Een alternatief is dat je een aantal maatwerkkoppelingen hebt laten inrichten door een koppelspecialist, waar je zelf geen beheer of inzicht in hebt. Dit betekent ook dat wanneer je een wijziging wilt doen in de koppeling (bijvoorbeeld een veld toevoegen of een check doet in de integratie) je daar een dure consultant voor moet inschakelen om dit voor je te regelen. Het kost daarnaast ook tijd, omdat je dit niet direct (zelf) kan oplossen.
Koppelplatform newdays connect is juist zo gebouwd dat er geen uitgebreide, technische kennis voor nodig is. Zonder programmeerkennis is het mogelijk om je koppeling naar wens in te richten, of aan te passen. En als er dan toch technische kennis bij komt kijken, is er documentatie beschikbaar in begrijpbare taal die je zo met je IT-team kan delen. Allerlei losse maatwerkkoppelingen bieden daarnaast ook geen garantie dat de juiste data op de juiste plek komt. Je hebt geen regie. Met een koppelplatform, dat gemaakt is voor regie, heb je dat wel.
3. Kennis en ervaring centraal geregeld
Hoe je het ook aanpakt: koppelen is spannend. Opeens gaat er gevoelige data automatisch van het ene naar het andere systeem. Voor iemand zonder technische kennis, kan dat best lastig te volgen zijn. Hoe weet je of alles goed gaat en goed blijft gaan? Met één of meerdere maatwerkkoppelingen, ben je afhankelijk van derden die je daar voor iedere koppeling bij ondersteunen.
Een koppelplatform biedt het voordeel hier veel kennis en ervaring centraal geregeld te hebben. Er hoeft niet telkens een aparte maatwerkkoppeling gebouwd te worden, met behulp van iedere keer andere externen. Talloze koppelingen zijn voor dit soort platformen eenvoudigweg ‘standaardwerk’. Zeker als het koppelplatform gewend is te werken in specifieke domeinen.
Soms is er een bestaande connector beschikbaar, andere keren wordt er op basis van ervaring een nieuwe geconfigureerd. Zo ook bij newdays connect. En als er dan toch ondersteuning nodig is vanuit lokale IT-teams, wordt er in begrijpelijke taal uitgelegd wat er moet gebeuren. Zo kun je altijd zelf met jouw IT-team ermee aan de slag. Doordat we als newdays connect ook ervaring in het domein van HR-data hebben, begrijpen we ook goed welke data relevant is en hoe deze moet worden gesynchroniseerd.
De kennis van ons koppelplatform is intern goed gedocumenteerd en wij hebben een team vol specialisten die het systeem door en door kennen. Doordat de koppelingen in één systeem worden ingericht, met bestaande technieken, blijft de kennis binnen de organisatie en het platform geborgd.
4. Eén plek met de waarheid: zowel de data als de verbinding
Ten opzichte van losse maatwerkkoppelingen kent een hub als voordeel dat de gevoelige data op één plek verzameld is. Maar ook dat je allerlei afzonderlijke verbindingen met de diverse systemen op één plek bij elkaar hebt. Dat houdt het simpel en geeft rust. Een koppelpatform kan daardoor ook data uit verschillende systemen met elkaar combineren, zonder dat je overal allerlei gegevens dubbel moet registreren.
5. Onderhoud gecentraliseerd
Naast dat alle data op één plek gecentraliseerd is, geldt dat ook voor het onderhoud. Maatwerkkoppelingen worden vaak eenmalig opgezet, en misschien pas weer eens bijgewerkt als iets niet helemaal werkt. Systeem A krijgt een update en dan blijkt (misschien zelfs pas na enige tijd) dat er geen data meer gesynchroniseerd wordt met Systeem B. Of nog erger, verkeerd wordt gesynchroniseerd. Zodra je diverse maatwerkkoppelingen hebt gerealiseerd moet je deze allemaal apart in de gaten houden. En dan heb je ook nog met meerdere partijen te maken die de koppelingen voor je al dan niet up-to-date houden.
Als koppelplatform onderhouden we bij newdays voortdurend alle koppelingen zelf. We weten vaak eerder wanneer er wijzigingen plaatsvinden in de systemen en kunnen daar proactief op inspelen, zonder dat er problemen optreden (en te laat worden ontdekt).
6. Monitoring gecentraliseerd
Als je alle gekoppelde systemen op één plek bij elkaar hebt, betekent dat ook dat de monitoring en support vanuit die locatie plaatsvindt. Koppelplatform newdays connect heeft een centrale monitoring module over alle koppelingen. Zo heb je altijd duidelijk inzichtelijk waar iets een extra paar ogen nodig heeft. Je wordt vanuit één locatie geïnformeerd over al je dataverbindingen. En als het dan echt niet werkt, heb je ook maar één partij waarbij je te rade moet voor hulp: newdays connect.
7. Directe ondersteuning
Het kwam al bij het vorige punt naar voren: newdays is ook beschikbaar voor directe ondersteuning. Veel koppelingen of ERP-systemen bieden zelf geen support aan, maar regelen dit via externe partners. Koppelplatform newdays connect is direct bereikbaar en levert directe support op het eigen platform. Daarnaast is ook certificering centraal geregeld.
newdays connect is speciaal ontworpen voor organisaties die werken met gevoelige persoonsgegevens en dus gebouwd met veiligheid als absolute prioriteit. Data wordt verwerkt volgens AVG-wetgeving, met inzichtelijke processen en gecheckt op fouten. Dit alles is vastgelegd in ISO 27001, NEN 7510 en ISAE 3402 Type I en wordt gecontroleerd door externe auditors.
Meer weten?
Benieuwd hoe een koppelplatform als newdays connect jouw systemen met elkaar in verbinding brengt, of juist je huidige maatwerkkoppelingen kan vervangen?
Neem dan contact met op ons, of vraag de brochure aan.
